Dok je ranije svaki korak fakturisanja zahtevao ručnu proveru, obradu, štampanje i slanje faktura poštom ili e-poštom, što je oduzimalo mnogo vremena i uzrokovalo brojne greške, danas je proces digitalizovan i automatizovan. Nenad Orlović, koji radi na razvoju softvera u firmi Interconto, pružio nam je sledeća objašnjenja.

Ovaj proces je u današnjem vremenu deficita radne snage uspeo da apsorbuje ovaj globalni nedostatak i da funkcionalnost, pa i samu fleksibilnost privatnog sektora izdigne na viši nivo. Proizvođači poslovnih informacionih sistema i softvera konačno su dobili pravi izazov u smislu razvoja automatizacije sistema i digitalizacije poslovnih funkcija u preduzećima, gde se u zdravoj utakmici nadmeću u ponudama takvih rešenja. Računovodstveni servisi su kao rezultat svega ovoga, svoje softversko rešenje počeli da shvataju kao najvažniji adut u unapređenju procesa rada. Mnoge funkcije koje su do uvođenja SEF-a morale da se sprovode manuelnim putem uz pomoć ručnog rada izvšioca, zamenile su softverske funkcije koje uz direktnu komunikaciju sa SEF-om sve to sprovode neuporedivo brže, tačnije i pouzdanije.

Skoro sva softverska rešenja u Srbiji su direktno integrisana sa SEF-om, što znači da krajnji korisnik nema obavezu logovanja na SEF portal i direktnog rada na njemu. Posebne pogodnosti dostupne su i za paušalno oporezive preduzetnike, za koje je dozvoljeno da se dobrovoljno prijave kao korisnici SEF-a i time takođe unaprede svoje poslovanje, gde u smislu digitalizacije i praćenja informacija koje su za njih važne, ne zaostaju za ostalim učesnicima u privrednim tokovima.

E-fakturisanjem ne samo da se smanjuje tradicionalna papirna dokumentacija, već se ostvaruju i ekološke prednosti. Digitalno fakturisanje eliminiše potrebu za papirnim dokumentima, čime se smanjuju troškovi papira i doprinosi zaštiti životne sredine, posebno u smislu smanjenja emisije ugljen-dioksida, koja nastaje pri transportu tradicionalnih dokumenata. Pre svega, velika prednost je u arhiviranju i čuvanju dokumentacije, jer fizički prostor u kojem se dokumentacija čuva postaje izlišan. S druge strane, ona se lako gubi i vrlo često bude iz više razloga uništena pre isteka zakonskog roka za čuvanje, pa privredni subjekat može doživeti neprijatnost u zakonskom smislu.

Razvijeni su i unapređeni brojni softveri za upravljanje dokumentima i arhivskom građom, koji zamenjuju tradicionalni način razmene i čuvanja dokumentacije. Ovo je takođe vrlo važna pogodnost i za računovodstvene agencije i servise, koje sada imaju mogućnost najbržeg pristupa potrebnoj dokumentaciji pomoću DMS softvera i ostalih sličnih aplikacija, i time poboljšavaju svoju efikasnost i racionalnije upravljaju vremenom, koje im je od izuzetnog značaja zbog ispunjenja zakonskih rokova za podnošenje mnoštva prijava i izveštaja državnim organima i menadžmentu pravnog subjekta. Većina tih prijava je sada automatizovana, a poslednjim promenama na SEF-u, kroz postojeće i nove evidencije, dobijaju efekat kontrole, koji ranije nije bio moguć. Dakle, sâmo uvođenje SEF-a ima višedimenzionalni karakter, a tom prilikom su možda unapređene i neke delatnosti i procesi u preduzećima koji nisu bile primarni cilj uvođenja ovog naprednog sistema.

Za sve koji se bave razvojem softvera, izazov je bio kratak rok za prilagođavanje i nadogradnju programa prema novim propisima. Međutim, oni koji su na vreme počeli pripreme i efikasno usmerili resurse uspeli su da obezbede pravovremeno implementiranje, testiranje i početak korišćenja softverskih rešenja za elektronsko fakturisanje. Nama, kao proizvođačima softvera, kvalitetna dokumentacija koja je bila blagovremeno objavljena, jasna i transparentna, u najvećoj meri je pomogla pri realizaciji integracije sistema na samom početku razvoja kao i kasnije, tokom evolucije SEF-a i objava novih i promenjenih funkcionalnosti. Najvećem povećanju vrednosti softvera upravo je doprinelo preuzimanje podataka sa SEF-a i njihovo pretvaranje u korisne informacije sa najvećim stepenom tačnosti. Došli smo do toga da od prirodnog otpora korisnika koji smo imali na početku primene, sada korisnici svaku promenu doživljavaju kao izazov od kojeg očekuju novu funkcionalnost za unapređenje poslovanja.

Nadamo se da će u narednom periodu SEF dobiti mogućnosti slanja dodatnih dokumenata, koji se i dalje razmenjuju na tradicionalni način. Takođe, svi softveri koji su koncipirani na parametrizovanoj arhitekturi ne doživljavaju nijednu promenu na SEF-u kao dramatičnu, već samo kao izazov za unapređenje svog produkta-softvera, koji im može zasigurno doneti novu vrednost, a samim tim i razvoj biznisa.